Guia Jurídico para Síndicos

O síndico é figura importante no condomínio, motivo pelo qual possui diversas responsabilidades. O objetivo deste artigo, portanto, é expor de maneira clara, descritiva e sistemática quais suas principais obrigações.

Cumpre destacar que o presente artigo se baseia nas obrigações do síndico decorrentes da lei. Em cada condomínio, o síndico poderá ter outras obrigações específicas previstas na Convenção de Condomínio.

Principais responsabilidades do síndico

Inicialmente, frisa-se que o síndico é o responsável pela administração do condomínio, juntamente com os subsíndicos e os conselheiros, podendo praticar todos os atos que reputar necessário para uma correta administração.

As atribuições do síndico estão previstas no art. 1.348 do Código Civil e, a fim de facilitar e simplificar a compreensão das principais funções do síndico, estas foram agrupadas nas seguintes categorias:

• REPRESENTAÇÃO: O síndico representa o condomínio judicial e extrajudicialmente, inclusive podendo contratar advogado, seja para tratar problemas de inadimplência de um condômino ou outros motivos – como alguém movendo uma ação contra o condomínio. Mas é sempre importante cotar diferentes profissionais para que se possa justificar e ratificar a despesa em futura assembleia.

• FUNÇÕES FINANCEIRAS: O síndico registra toda a atividade contábil e financeira do condomínio, elabora o orçamento, apresenta a prestação de contas, cuida da arrecadação das taxas condominiais, efetua o pagamento das despesas e movimenta as contas bancárias do condomínio.

• GERENCIAMENTO DE PESSOAL: O síndico gerencia a atividade dos subsíndicos (caso haja), delegando funções, bem como a função dos empregados e dos prestadores de serviços (definindo funções, remuneração, admissão e dispensa).

• GERENCIAMENTO DE OBRAS, DESPESAS E FISCALIZAÇÃO: O síndico gerencia as obras e compras necessárias ao condomínio, zela pela sustentabilidade do condomínio, exigindo o cumprimento das regras ambientais (especialmente a coleta de lixo) e gerencia e fiscaliza o cumprimento das normas para acesso ao condomínio.

• FUNÇÕES INTERNAS: O síndico é responsável por convocar assembleias gerais, prestar informações aos condôminos sempre que solicitado, responsabilizar-se pelo seguro obrigatório e resolver os casos omissos na Convenção.

• APLICAÇÃO DE PENALIDADES: O síndico, quando verifica a existência de infração à convenção, deve aplicar a penalidade cabível.

Em suma, o síndico deverá observar todas as regras previstas na convenção que rege o condomínio, bem como o regimento interno, haja vista que estas são as normas que disciplinam sua atividade e apresentam os detalhes acerca das funções acima mencionadas. Além de cumprir tais estatutos, deve zelar para que os condôminos, visitantes, empregados e terceiros respeitem as normas internas do condomínio.

O síndico poderá ter o auxílio dos subsíndicos e dos conselheiros fiscais, consultivos, podendo delegar funções pertinentes a cada um, de modo a não sobrecarregar suas atividades.

Ademais, o síndico pode propor a contratação pessoa física ou jurídica para lhe assessorar na gestão condominial, caso entenda necessário, a fim de conferir maior qualidade aos serviços prestados, ou caso não esteja sendo possível suprir toda a demanda de trabalho do condomínio.

Por fim, as obrigações contraídas pelo síndico ou subsíndicos, desde que assumidas e exercidas no exercício regular de suas funções e nos limites impostos pela Lei e pela Convenção, não os obrigam pessoalmente.

Eventuais consequências jurídicas negativas

Na hipótese de descumprimento de quaisquer dos seus deveres de administrador do condomínio, previstas no artigo 1.348 do Código Civil e nos instrumentos de constituição do condomínio, o síndico poderá ser responsabilizado pessoalmente, tanto civil quanto penalmente.

No caso de o síndico cometer irregularidades, como, por exemplo, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio, poderá ser destituído em assembleia pelo voto da maioria absoluta de seus membros, nos termos do artigo 1.349 do Código Civil, sem prejuízo da reparação civil e penal.

No tocante à responsabilização pessoal do síndico, os principais fatores estão ligados à administração das áreas comuns existentes (playground, piscinas, elevadores, garagens, estacionamentos, etc.), a gestão de funcionários (contratados ou terceirizados) e das finanças (gestão financeira, tributária e prestação de contas), bem como a realização de obras no condomínio e cobranças em geral (em especial a taxa condominial).

Na administração das áreas comuns e das obras a serem realizadas, o síndico deverá analisar com cautela a situação financeira e jurídica dos prestadores de serviços (manutenção, vigilância, limpeza, porteiros, entre outros), haja vista que uma má escolha pode resultar na responsabilização civil (art. 186 e 927 do Código Civil).

Quanto à administração fiscal, é obrigatória a comprovação de qual foi a destinação dos valores administrados, pois, caso contrário, haverá o dever do sindico de ressarcir o condomínio (artigos 186 e 927 do Código Civil). Nessa seara, se houver apropriação de quaisquer valores ou verbas previdenciárias de funcionários do condomínio, o síndico responderá pelos crimes de apropriação indébita do artigo 168 e apropriação indébita previdenciária do 168-A do Código Penal, cuja pena pode ser de 1 (um) até 5 (cinco) anos de reclusão.

Além disso, o síndico deve recolher os impostos incidentes sobre as obrigações do condomínio e exigir notas fiscais das compras e prestações de serviços contratadas, sob pena de ser responsabilizado pelos ilícitos tributários, na forma estipulada no Código Tributário Nacional (artigo 135).

A respeito da gestão de funcionários, é dever do síndico cumprir a legislação trabalhista, assinar a carteira de trabalho dos contratados, não impor jornada de trabalho excessiva, efetuar o pagamento de horas extras, conceder o direito de férias, entre outras, bem como escolher com cautela uma eventual empresa prestadora de serviços, sob pena de responder ações trabalhistas e/ou ser responsabilizado civilmente (art. 186 e 927 do Código Civil).

Por isso, para uma boa administração financeira e de pessoal, é de suma importância a prestação de contas e a devida assessoria contábil e de gestão, uma vez que, evitando-se estes problemas, não haverá consequências negativas.

Por fim, no tocante ao exercício de cobrança, o síndico não pode colocar o inadimplente em posição vexatória perante ninguém, tampouco cobrar publicamente e ostensivamente (cartazes afixados na portaria com o nome do devedor, por exemplo) por meios extralegais, sob pena de ser responsabilizado criminalmente (artigos 138 a 140 do Código Penal) e civilmente por danos morais (art. 5º, inciso X, da Constituição Federal).

Orientações gerais

Além dos deveres e responsabilidades expressamente previstos na lei, na Convenção de Condomínio e no Regimento Interno, algumas condutas devem ser adotadas na condução da administração do Condomínio, visando evitar problemas e delimitar responsabilidades.

Inicialmente, cabe frisar a importância da administração do Condomínio estar sempre com seu cronograma organizado, de modo a facilitar a tomada de decisões. Para tanto, é necessário um bom planejamento, com divisões de tarefas e responsabilidades, de modo a facilitar a resolução das demandas dos condôminos.

As assembleias são momentos cruciais para uma boa gestão condominial, ocasiões nas quais deverá ser apresentado o plano de gestão do condomínio e as instâncias disponíveis para resolução dos conflitos. Ademais, quando a decisão a ser tomada pelo síndico for muito importante e causar reflexos para todos no Condomínio, é interessante a convocação de assembleia geral para legitimar as suas escolhas.

Neste ponto, cabe uma ressalva, pois o Código Civil, em seu art. 1.341, autoriza o síndico a fazer obras e reparações necessárias independente de autorização do condomínio. Contudo, para evitar conflitos, aconselha-se, sempre que possível, convocar assembleia para deliberar sobre o assunto.

Outra prática interessante é a utilização de murais, cartazes, painéis de avisos, para a publicação das decisões da administração aos condôminos, de modo a garantir o acesso às informações. Além disso, é importante que o síndico, juntamente com a administração como um todo, faça prova de todas as comunicações realizadas, como forma de prevenção.

Na condução da administração, é essencial que haja a troca de informações entre todos os envolvidos, como forma de melhor conduzir os trabalhos e facilitar o seu andamento. É por isso que a relação entre o síndico e os conselhos deve ser próxima, de modo que, mesmo não havendo exigência na convenção, a tomada de certas decisões pelo síndico seja ratificada pelo respectivo conselho.

O síndico, por ser também um gestor de patrimônio alheio, está sujeito à prestação de contas, a qual deve ser feita de forma detalhada e na periodicidade indicada na Convenção de Condomínio. Todos os custos e despesas relacionados às atividades do Condomínio devem ser documentadas, exigindo-se sempre a documentação fiscal.

Por fim, é fundamental que a administração esteja acessível, e atue dentro dos limites da lei e da convenção, pautando-se pela ética e, acima de tudo, tome as decisões para o bem de todos os condôminos.